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FAQ sur les salles de réunion

Puis-je louer une salle de réunion de la BPO si je n’ai pas de carte de bibliothèque?

Toute location nécessite une carte de bibliothèque d’adulte pour qu’un numéro de compte y soit associé. Si vous ne disposez pas d’une carte, vous pouvez en demander une temporaire en ligne: Obtenir une carte de bibliothèque. Vous pourrez ensuite effectuer votre réservation. Pour consulter les détails entourant vos réservations, vous devrez vous procurer une carte permanente. Il vous suffit de vous rendre dans l’une des 33 succursales ou dans un bibliobus pour en faire la demande.

Toutes les salles de réunion de la BPO peuvent-elles être réservées sur le site Web de la BPO?

Non. Les salles de Cumberland, Greenboro, Ruth E. Dickinson et St-Laurent doivent être réservées par l’intermédiaire de la Ville, grâce à leur service de location des installations.

Quelles sont les superficies des salles de réunion et quels sont les équipements fournis?

La capacité des salles et leur équipement varient selon les succursales. Consultez la page consacrée aux salles de réunion de la BPO pour obtenir plus d’information.

Combien de temps à l’avance puis-je réserver une salle de réunion?

Vous pouvez réserver une salle jusqu’à six (6) mois à l’avance.

Comment puis-je vérifier si une salle de réunion est disponible?

En ouvrant une session sur le site Web de la BPO et en allant sur la page des salles de réunion. Vous pourrez y voir toutes les salles de réunion de la BPO disponibles et réserver celle de votre choix.

À quel moment vais-je savoir que j’ai bien réservé une salle de réunion?

Vous recevrez un courriel de la succursale dans les 48 heures suivant la demande de réservation. Celui-ci vous indiquera si le personnel l’a approuvée telle quelle, l’a approuvée avec modifications, ou refusée. Une fois votre demande acceptée, vous devrez acquitter les frais qui y sont liés. Lorsque nous aurons reçu votre paiement, le processus de réservation sera terminé. Vous recevrez alors un courriel de confirmation.

Dois-je acquitter les frais au moment de la réservation?

Vous ne pouvez payer qu’une fois que la succursale a approuvé votre demande. Comme l’indique la question 6, vous recevrez le cas échéant un courriel vous informant qu’elle a été acceptée et vous invitant à acquitter les frais. Vous devrez alors le faire, en ligne ou en personne dans l’une des succursales de la Bibliothèque, dans les sept jours suivant la réservation. Si aucun paiement n’est reçu, la réservation sera annulée.

Que dois-je faire si je suis obligé d’annuler ma réservation de salle de réunion?

Vous devez adresser à la BPO, par écrit, un préavis au moins deux (2) jours ouvrables avant l’événement pour annuler une réservation ou demander une modification de votre contrat de location. Aucun remboursement ne sera attribué une fois la période de notification expirée. Pour annuler une réservation de salle de réunion, vous pouvez écrire à InfoService (InfoService@BiblioOttawaLibrary.ca) ou communiquer avec la succursale concernée.

Puis-je modifier le lieu ou l’heure de ma réservation?

Non. Vous pouvez annuler votre réservation de salle de réunion puis recommencer la procédure de location, en ligne avec les nouveaux taux horaires en vigueur. Les remboursements font l’objet d’une procédure distincte.

Comment puis-je me faire rembourser?

Vous pouvez ouvrir une session et annuler votre réservation. Le personnel de l’InfoService de la Bibliothèque sera alors avisé de votre demande de remboursement et communiquera avec vous dans les 48 heures.

Si vous avez payé votre location de salle de réunion en ligne à l’aide d’une carte de crédit (Paymentus), les remboursements sont effectués par le biais d’InfoService : 613-580-2940 ou InfoService@BiblioOttawaLibrary.ca.

Si vous avez payé en succursale, rendez-vous au même endroit pour obtenir un remboursement. Vous devez présenter le reçu original de la transaction (espèces, carte de crédit ou de débit).

Dans le cas des salles réservées par le biais de la Ville, vous devez communiquer directement avec l’installation concernée. S’il s’agit d’une installation de la Ville, vous devrez acquitter des frais d’administration ou faire créditer votre compte de la Ville pour les demandes de remboursement. Les demandes de location sont soumises à des pénalités d’annulation. Consultez le site Web de la Ville pour obtenir plus l’information au sujet de la location d’installations de la Ville.

Dois-je souscrire une assurance?

Non, aucune assurance n’est nécessaire. Conformément aux conditions générales sur la location de salles de réunion de la BPO, les titulaires de contrat ou les organisations commanditaires louant des installations ou des locaux de la Bibliothèque et dont les activités sont considérées comme présentant un risque moyen ou élevé peuvent en revanche être tenus de souscrire une assurance, à la discrétion de la BPO.

Dois-je conserver une copie de la confirmation ou du contrat de location?

Le titulaire du contrat doit en tout temps avoir à disposition une copie de son contrat. Pour obtenir plus d’information à ce sujet, veuillez vous reporter aux conditions générales sur la location de salles de réunion de la BPO.

Qui est responsable de la préparation et du nettoyage de la salle?

Il incombe au titulaire du contrat d’installer et de remettre en place l’équipement utilisé, et de ranger les tables, les chaises et tout autre équipement utilisé. Il incombe également au titulaire du contrat de s’assurer que l’espace et l’équipement utilisés sont laissés propres et en bon état, notamment en essuyant les tables, les chaises et les comptoirs salis, en plaçant toutes les ordures dans les contenants fournis et en s’assurant que tous les articles recyclables sont jetés conformément aux pratiques en la matière. Pour obtenir plus d’information à ce sujet, veuillez vous reporter aux conditions générales sur la location de salles de réunion de la BPO.

Puis-je avoir accès à la salle de réunion avant l’heure prévue ou y rester après?

Les heures de location payées correspondent aux heures d’accès à la salle. Les clients doivent donc utiliser la salle louée selon les horaires prévus dans l’entente de location. La préparation et le nettoyage de la salle doivent être prévus pendant les heures de location. Le titulaire du contrat doit en tenir compte en calculant la durée de location de la salle de réunion.

Qu’est-ce qu’une activité sans but lucratif et ouverte à tous?

La définition actuellement en vigueur a été élaborée pour correspondre à celle qu’applique la Direction des parcs et des loisirs de la Ville d’Ottawa pour la location de ses salles et de ses installations. Veuillez remplir en ligne le formulaire de réservation d’une salle de réunion en précisant de façon claire et succincte la nature de votre activité et comment elle respecte la vision, la mission et les valeurs fondamentales de la Bibliothèque publique d’Ottawa. En cas de doute, réservez votre salle de réunion et inscrivez votre question dans le champ des notes prévu à cette fin. Un employé de la succursale concernée donnera suite à votre demande.

Les définitions de la BPO sont les suivantes :

  • Activité sans but lucratif : Activité conforme à la vision, à la mission et aux valeurs fondamentales de la Bibliothèque, et qui n’est pas destinée à générer un profit. Cette activité doit être accessible à tous.

  • Activité privée : Activité sans but lucratif qui n’est pas conforme à la vision, à la mission et aux valeurs fondamentales de la Bibliothèque, et/ou qui est réservée à certains membres de la collectivité.

  • Activité commerciale : Activité destinée à générer un profit, et qui peut consister à vendre des biens ou des services, ou qui peut exiger des droits de participation.

Puis-je poser des affiches pour mon activité?

L’autorisation d’afficher des annonces d’un événement ou d’un programme dans les installations de la BPO doit être donnée par le chef de service de la succursale et respecter la politique sur l’utilisation des espaces et tableaux d’affichage. L’utilisation du logo de la BPO est interdite sans le consentement explicite de la Bibliothèque, et la signalisation doit respecter les critères d’affichage de la BPO. Il convient de noter que les annonces n’impliquent aucunement une approbation par la Bibliothèque du contenu des réunions ou des événements organisés. La BPO étant un lieu de réunion communautaire et une source d’information pour ses clients, les tableaux d’affichage et les espaces d’exposition sont uniquement destinés à l’affichage et à l’exposition de contenus d’intérêt collectif.

Puis-je servir de l’alcool?

Non.

Pour obtenir plus d’information par le biais de notre site Web, consultez :

Information sur la location d’installations de loisirs de la Ville d’Ottawa

Code de conduite des clients

Modalités: Conditions générales

Politiques et énoncés de la Bibliothèque

Politique sur l’utilisation des espaces et tableaux d’affichage

Politique sur la réservation de salle de réunion

Salles de réunion

Tarifs de location des salles