Toute location nécessite une carte de bibliothèque d’adulte pour qu’un numéro de compte y soit associé. Si vous ne disposez pas d’une carte, vous pouvez en demander une temporaire en ligne: Obtenir une carte de bibliothèque. Vous pourrez ensuite effectuer votre réservation. Pour consulter les détails entourant vos réservations, vous devrez vous procurer une carte permanente. Il vous suffit de vous rendre dans l’une des 33 succursales ou dans un bibliobus pour en faire la demande.
Ressource en ligne
Non. Les salles de Cumberland, Greenboro et St-Laurent doivent être réservées par l’intermédiaire de la Ville, grâce à leur Formulaire de demande de location.
La capacité des salles et leur équipement varient selon les succursales. Consultez la page consacrée aux salles de réunion de la BPO pour obtenir plus d’information.
En ouvrant une session sur le site Web de la BPO et en allant sur la page des salles de réunion. Vous pourrez y voir toutes les salles de réunion de la BPO disponibles et réserver celle de votre choix.
Vous recevrez un courriel de la succursale dans les 48 à 72 heures suivant la demande de
réservation. Le courriel vous indiquera si le personnel a des questions supplémentaires, a
approuvé votre demande telle quelle, a approuvé votre demande avec des modifications ou a
refusé votre demande.
Une fois votre demande acceptée, vous devrez acquitter les frais qui y sont liés. Lorsque nous
aurons reçu votre paiement, le processus de réservation sera terminé. Vous recevrez alors un
courriel de confirmation.
Vous recevrez une réponse par courriel dans les 48 à 72 heures de la succursale de la
Bibliothèque.
Vous ne pouvez payer qu’une fois que la succursale a approuvé votre demande. Comme l’indique
la question 6, vous recevrez le cas échéant un courriel vous informant qu’elle a été acceptée et
vous invitant à acquitter les frais. Vous devrez alors le faire, en ligne ou en personne dans l’une
des succursales de la Bibliothèque, dans les sept jours suivant la réservation. Si aucun paiement
n’est reçu, la réservation sera annulée.
Vous devez adresser à la BPO, par écrit, un préavis au moins deux (2) jours ouvrables avant
l’événement pour annuler une réservation ou demander une modification de votre contrat de
location. Aucun remboursement ne sera attribué une fois la période de notification expirée. Pour
annuler une réservation de salle de réunion, vous pouvez annuler en ligne dans votre compte ou
communiquer avec InfoService (InfoService@BiblioOttawaLibrary.ca) ou la succursale concernée.
Non. Vous pouvez annuler votre réservation de salle de réunion puis recommencer la procédure
de location, en ligne avec les nouveaux taux horaires en vigueur. Les remboursements font l’objet
d’une procédure distincte.
Vous pouvez ouvrir une session et annuler votre réservation. Le personnel de l’InfoService de la Bibliothèque sera alors avisé de votre demande de remboursement et communiquera avec vous dans les 48 heures. Si vous avez payé votre location de salle de réunion en ligne à l’aide d’une carte de crédit (Paymentus), les remboursements sont effectués par le biais d’InfoService : 613-580-2940 ou InfoService@BiblioOttawaLibrary.ca. Si vous avez payé en succursale, rendez-vous au même endroit pour obtenir un remboursement. Vous devez présenter le reçu original de la transaction (espèces, carte de crédit ou de débit). Dans le cas des salles réservées par le biais de la Ville, vous devez communiquer directement avec l’installation concernée. S’il s’agit d’une installation de la Ville, vous devrez acquitter des frais d’administration ou faire créditer votre compte de la Ville pour les demandes de remboursement. Les demandes de location sont soumises à des pénalités d’annulation. Consultez le site Web de la Ville pour obtenir plus l’information au sujet de la location d’installations de la Ville.
Non, aucune assurance n’est nécessaire. Conformément aux conditions générales sur la location de salles de réunion de la BPO, les titulaires de contrat ou les organisations commanditaires louant des installations ou des locaux de la Bibliothèque et dont les activités sont considérées comme présentant un risque moyen ou élevé peuvent en revanche être tenus de souscrire une assurance, à la discrétion de la BPO.
Le titulaire du contrat doit en tout temps avoir à disposition une copie de son contrat. Pour obtenir plus d’information à ce sujet, veuillez vous reporter aux conditions générales sur la location de salles de réunion de la BPO.
Il incombe au titulaire du contrat d’installer et de remettre en place l’équipement utilisé, et de ranger les tables, les chaises et tout autre équipement utilisé. Il incombe également au titulaire du contrat de s’assurer que l’espace et l’équipement utilisés sont laissés propres et en bon état, notamment en essuyant les tables, les chaises et les comptoirs salis, en plaçant toutes les ordures dans les contenants fournis et en s’assurant que tous les articles recyclables sont jetés conformément aux pratiques en la matière. Pour obtenir plus d’information à ce sujet, veuillez vous reporter aux conditions générales sur la location de salles de réunion de la BPO.
Les heures de location payées correspondent aux heures d’accès à la salle. Les clients doivent
donc utiliser la salle louée selon les horaires prévus dans l’entente de location. La préparation et
le nettoyage de la salle doivent être prévus pendant les heures de location. Le titulaire du contrat
doit en tenir compte en calculant la durée de location de la salle de réunion.
La définition actuellement en vigueur a été élaborée pour correspondre à celle qu’applique la Direction des parcs et des loisirs de la Ville d’Ottawa pour la location de ses salles et de ses installations. Veuillez remplir en ligne le formulaire de réservation d’une salle de réunion en précisant de façon claire et succincte la nature de votre activité et comment elle respecte la Bibliothèque publique d’Ottawa en un coup d’œil. En cas de doute, réservez votre salle de réunion et inscrivez votre question dans le champ des notes prévu à cette fin. Un employé de la succursale concernée donnera suite à votre demande. Les définitions de la BPO sont les suivantes : • Activité sans but lucratif : Activité conforme à la vision, à la mission et aux valeurs fondamentales de la Bibliothèque, et qui n’est pas destinée à générer un profit. Cette activité doit être accessible à tous. • Activité privée : Activité sans but lucratif qui n’est pas conforme à la vision, à la mission et aux valeurs fondamentales de la Bibliothèque, et/ou qui est réservée à certains membres de la collectivité. • Activité commerciale : Activité destinée à générer un profit, et qui peut consister à vendre des biens ou des services, le commercialisation ou les promotions ou qui peut exiger des droits.
L’autorisation d’afficher des annonces d’un événement ou d’un programme dans les installations de la BPO doit être donnée par le chef de service de la succursale et respecter la politique sur l’utilisation des espaces et tableaux d’affichage. L’utilisation du logo de la BPO est interdite sans le consentement explicite de la Bibliothèque, et la signalisation doit respecter les critères d’affichage de la BPO. Il convient de noter que les annonces n’impliquent aucunement une approbation par la Bibliothèque du contenu des réunions ou des événements organisés. La BPO étant un lieu de réunion communautaire et une source d’information pour ses clients, les tableaux d’affichage et les espaces d’exposition sont uniquement destinés à l’affichage et à l’exposition de contenus d’intérêt collectif.