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Modalités

Conditions générales

TITULAIRE DU CONTRAT : VEUILLEZ LIRE LA TOTALITÉ DES DISPOSITIONS SUIVANTES

Compte tenu de la délivrance par la Bibliothèque publique d’Ottawa (la « Bibliothèque ») du contrat de location de salle de réunion de la Bibliothèque publique d’Ottawa ci-joint (le « contrat »), le titulaire du contrat (et l’organisme parrain, le cas échéant) assume volontairement les risques associés à la tenue de l’événement décrit, confirme avoir lu, compris et accepté les conditions générales suivantes :

 
le contrat et son titulaire

Le titulaire du contrat doit être âgé d’au moins 18 ans.
Le titulaire du contrat doit avoir facilement accès à un exemplaire du contrat en tout temps.
La personne signant le contrat doit être dûment autorisée à le faire au nom du titulaire du contrat (et l’organisme parrain, le cas échéant).
Le contrat doit être accepté en ligne avant que la réservation de salle ne soit confirmée, à défaut de quoi l’accès à l’installation sera refusé.
Le titulaire du contrat et l’organisme parrain ne peuvent transférer le contrat ou l’attribuer à un tiers sans l’autorisation préalable de la Bibliothèque.
Il incombe au titulaire du contrat de faire connaître aux membres de son groupe qui utiliseront les installations municipales les conditions du présent contrat en leur en fournissant sur demande un exemplaire.

 

ÉVÉNEMENT

L’utilisation de décorations ou d’effets spéciaux non fournis par la Bibliothèque doit être conforme à la réglementation relative à la sécurité publique et aux incendies, et être préalablement autorisée par la succursale de la Bibliothèque.
L’autorisation d’afficher des avis dans la Bibliothèque doit être accordée par le chef de service de l’emplacement ou son représentant.

9.    La Bibliothèque réclamera un dédommagement intégral pour tout dommage causé aux installations et à l’équipement par le titulaire du contrat, ses employés, ses bénévoles ou les participants et découlant de l’utilisation des installations. La Bibliothèque peut également prendre toute autre mesure jugée nécessaire pour compenser les dépenses qui pourraient être engagées à la suite de l’utilisation de l’installation par le titulaire du contrat.

 
Application D’AUTRES LOIS

Le titulaire du contrat doit se conformer à tous les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux (y compris et sans s’y limiter ceux régissant les taxes, les redevances de droits d’auteur et les permis) et est responsable des taxes, droits, tarifs et prélèvements pouvant s’appliquer à l’utilisation de l’installation et à la fonction pour laquelle le contrat a été rédigé.
Le titulaire du contrat doit se conformer à l’ensemble des règlements, politiques et procédures de la Bibliothèque, à tous les règlements de la Ville d’Ottawa, y compris et sans s’y limiter le règlement anti-tabac, le règlement sur le bruit, le règlement sur les enseignes et le règlement sur les parcs.
La permission d’utiliser les installations de la Bibliothèque ne constitue en aucune façon le droit d’organiser une activité ou de se conduire d’une manière contraire aux lois fédérales ou provinciales ou aux règlements municipaux.

 
installations

Le titulaire du contrat doit utiliser le matériel et les accessoires des installations de la Bibliothèque fournis conformément à la façon dont ils doivent être utilisés.
Les frais de location ne couvrent que l’espace en tant que tel, en plus des tables et des chaises. L’ajout d’équipement supplémentaire est limité à celui installé en permanence dans la salle de réunion.
Les personnes utilisant les installations de la Bibliothèque sont responsables de la mise en place et de la disposition de la salle. Les installations doivent être laissées dans leur état et leur disposition d’origine.
Il est interdit de fumer dans les installations et les salles de réunion de la Bibliothèque.
Il est interdit de servir ou de consommer des boissons alcooliques dans les installations de la Bibliothèque.
Les salles sont fournies aux dates et aux heures stipulées dans le contrat uniquement. Aucun entreposage n’est autorisé dans les succursales de la Bibliothèque entre les réservations.
Seuls les espaces indiqués sur le contrat doivent être utilisés par le titulaire du contrat ou l’organisme parrain, à moins qu’une autorisation préalable n’ait été reçue du personnel autorisé de la Bibliothèque. 
Toutes les sorties de l’installation doivent être dégagées de tout obstacle en cas d’incendie ou d’une autre situation d’urgence.

 
Sécurité et responsabilité

Le titulaire du contrat doit s’assurer que toutes les personnes présentes se conforment au Code de conduite des clients de la Bibliothèque.
Le titulaire du contrat doit être présent à l’événement pour lequel le contrat a été émis et est chargé de la prise de décisions pendant et après l’événement.
Le titulaire du contrat doit veiller à ce que l’installation louée soit sûre pour les participants et le grand public qui prennent part à l’événement.
Si le titulaire du contrat apprend qu’une activité ou un comportement pourrait causer des blessures ou des dommages matériels, il doit prendre des mesures immédiates et énergiques pour empêcher les participants et le grand public de se livrer à cette activité ou d’adopter ce comportement. 
La Bibliothèque peut exiger qu’un plan de sécurité soit fourni par le titulaire du contrat ou que des policiers ou agents de sécurité soient sur les lieux pendant l’événement, aux frais du titulaire du contrat.
En cas d’incident, le titulaire du contrat doit suivre la procédure de signalement des incidents décrite ci-dessous. Un incident s’agit d’une blessure corporelle au titulaire du contrat, à un participant et aux membres du public, ainsi que les dommages causés aux biens appartenant à la Bibliothèque ou à un tiers.

Composer le 911 si les services de police, d’ambulance ou d’incendie sont requis.
Les incidents doivent être signalés immédiatement aux employés de la Bibliothèque qui se trouvent sur les lieux. S’il n’y a pas de personnel de la Bibliothèque rapidement disponible, composer le 3-1-1 pour signaler les incidents majeurs ou, s’il s’agit d’un incident mineur, communiquer avec le personnel de la Bibliothèque le prochain jour ouvrable.

Le titulaire du contrat, l’organisme parrain, ainsi que leurs employés, leurs bénévoles et leurs mandataires doivent coopérer avec les représentants de la Bibliothèque, les autorités chargées de l’enquête, les sociétés d’assurances et les policiers concernés par l’incident et donner au personnel de la Bibliothèque l’accès à tous les espaces de location.

 

ASSURANCE

Il est fortement suggéré aux titulaires de contrat et aux organismes parrains qui louent des installations de la Bibliothèque pour y tenir des activités à faible risque de souscrire une assurance responsabilité civile assortie d’une couverture minimale d’un million de dollars par événement, tous dommages confondus, pour blessures corporelles, décès et dommages matériels sous une des formes suivantes : assurance responsabilité civile commerciale, assurance responsabilité pour événements spéciaux, assurance responsabilité personnelle pour propriétaires, assurance responsabilité personnelle pour locataires ou propriétaires d’habitations en copropriété.

À la discrétion de la Bibliothèque, il sera obligatoire pour les titulaires de contrat et les organismes parrains qui louent des installations municipales afin d’y tenir des activités à risque moyen ou élevé de souscrire l’assurance décrite précédemment, et de nommer la Bibliothèque comme autre assuré si celle-ci en fait la demande. La Bibliothèque se réserve le droit d’exiger du titulaire du contrat ou de l’organisme parrain qui utilise l’installation pour des activités à risque moyen ou élevé qu’il lui fournisse une preuve d’assurance attestant les garanties susmentionnées avant la tenue de l’événement décrit.

La Bibliothèque se réserve le droit d’augmenter la couverture minimale requise. Le respect de ces exigences en matière d’assurance incombe entièrement au titulaire du contrat ou à l’organisme commanditaire.

 
IndemniSation

29. Le titulaire du contrat accepte de tenir la Bibliothèque indemne et à couvert de toutes les réclamations, demandes, causes ou actions, pertes, coûts ou dommages qu’elle peut subir, qu’elle peut engager ou dont elle peut être tenue responsable par suite de négligence, des actes ou des omissions du titulaire du contrat, de ses obligations, de son défaut de se conformer aux conditions ci-dessus ou en relation avec la tenue de l’événement décrit dans le contrat.

 
PaIEment

30. Il incombe au titulaire du contrat de payer les frais de location à la date précisée dans le contrat. Le paiement est exigible selon les modalités du contrat et de la Politique relative aux salles de réunion de la Bibliothèque.

 

ANNULATIONS ET REMBOURSEMENTS

31. Le titulaire du contrat doit fournir à la Bibliothèque un préavis écrit au moins deux (2) jours ouvrables (en fonction de l’horaire d’ouverture de la succursale où se trouve la salle réservée) avant l’activité prévue pour annuler son contrat de location ou demander une modification. Aucun remboursement ne sera accordé après le délai de notification.

32. Si vous demandez et obtenez une modification de la période de location conformément à l’article 31 ci-dessus, vous recevrez un contrat de location modifié comprenant les modifications approuvées, à titre d’information. Veuillez noter que les conditions du contrat de location que vous aurez signé continueront de s’appliquer à votre location et utilisation des installations et que vous serez lié par ces conditions.

33. La Bibliothèque se réserve le droit d’annuler le contrat de location en tout temps en cas d’urgence ou lorsque des situations imprévues se produisent, auquel cas la Bibliothèque fera tout son possible pour émettre un avis d’annulation dans les 24 heures suivant la décision, sans pouvoir le garantir. Si la période de location est de plus d’une journée, l’annulation peut toucher n’importe lequel ou plusieurs des jours inscrits. Le cas échéant, la Bibliothèque fera le maximum pour donner au titulaire du contrat un accès aux installations à un autre moment ou accordera une remise proportionnelle à la période location annulée.

 

 

La Bibliothèque se réserve le droit d’annuler le présent contrat de location sans préavis si, selon elle, le titulaire du contrat ou toute personne qui utilise l’installation avec la permission du titulaire du contrat, endommage volontairement la propriété de la Bibliothèque, affiche une mauvaise conduite, consomme illégalement des boissons alcoolisées ou contrevient aux conditions du présent contrat de location, à un règlement municipal, au Code de conduite des clients de la Bibliothèque ou à toute loi provinciale ou fédérale applicable.
La Bibliothèque ne fournira pas d’espace public, d’installations ou de propriétés sur son territoire à une personne ou à un groupe qui fait la promotion de points de vue, d’idées ou de présentations susceptibles d’appuyer la discrimination, le mépris ou la haine envers une personne en fonction de sa race, de sa nationalité ou de son origine ethnique, de sa couleur, de sa religion, de son âge, de son sexe, de son état matrimonial, de son orientation sexuelle ou de ses incapacités, la violence et le sexe gratuits ou le dénigrement de la condition humaine. La Bibliothèque se réserve le droit d’annuler le contrat de location d’une personne ou d’un groupe qui présenterait un tel comportement.

Si le titulaire du contrat n’en respecte pas les conditions, la Bibliothèque pourrait lui envoyer un avertissement écrit ou suspendre ses privilèges. Un deuxième incident de non-conformité donnera lieu à l’annulation du contrat.