Objet
Offrir aux particuliers et aux organisations des espaces de réunion dans les installations de la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) en tant que service communautaire.
Énoncé
La BPO est un lieu de rencontre communautaire et une source d’information pour ses clients et, à ce titre, elle met à la disposition des membres du public, moyennant un tarif de location, des salles de réunion d’une manière équitable et cohérente.
La BPO place la liberté intellectuelle comme condition préalable d’une société informée et démocratique. De plus, elle s’efforce d’offrir des installations accueillantes, convenables et accessibles, qui servent de lieu de rassemblement communautaire.
Accès aux salles de réunion de la Bibliothèque
La location de salles de réunion de la Bibliothèque est proposée aux membres du public en tant que service communautaire.
La priorité d’utilisation des salles de réunion de la Bibliothèque est accordée aux réunions, aux programmes ou aux événements de la Bibliothèque et de ses partenaires. Lorsque ses besoins en la matière sont satisfaits, la Bibliothèque accède aux demandes des membres du public. Toutefois, à l’exception des événements organisés par la Bibliothèque et ses partenaires, il est interdit d’organiser des activités au cours desquelles des boissons alcoolisées sont servies.
La Bibliothèque ne déprogramme la réservation d’un client ayant déjà réglé les frais de location d’une salle de réunion, avec un préavis suffisant (deux (2) jours si possible), qu’en cas d’urgence ou du besoin imprévu d’une salle de réunion par la Bibliothèque. Le client se verra alors rembourser le paiement effectué ou offrir une autre date de réservation, selon la préférence du client.
La Bibliothèque n’approuve ou ne recommande pas nécessairement les positions, points de vue ou politiques des clients utilisant ses salles de réunion, et ne soutient pas nécessairement les propos émis au cours des événements qui s’y déroulent.
Réservations
Les employés de la succursale concernée examinent toutes les réservations afin de s’assurer que les clients éventuels respectent les exigences de la présente politique. Ils finalisent ensuite la transaction de location en réservant la salle de réunion au nom du client.
Si la demande de réservation ne répond pas aux exigences de la présente politique, les employés assureront un suivi au besoin.
Frais
Les salles de réunion de la Bibliothèque sont louées en tant que service communautaire et non pas exclusivement dans le but de générer un profit.
Les frais comprennent l’utilisation de l’équipement de base installé dans la salle et des fournitures, tel que précisé dans les conditions générales de location de la Bibliothèque. Pour obtenir la liste des frais de location des salles de réunion pouvant être réservées par le biais du système de réservation en ligne de la BPO (OMeRo), cliquez ici.
La taxe de vente harmonisée (13%) est comprise dans les frais de location.
Dans le cas des locations payées par le biais de Paymentus (système de paiement en ligne), les transactions de 750$ et plus sont assorties de frais d’administration. Le client doit cocher une case pour signifier qu’il accepte de payer ces frais.
Le paiement des réservations doit être vérifié avant que le client puisse utiliser la salle.
Les frais d’utilisation des salles de réunion de la Bibliothèque ne sont pas appliqués dans les cas suivants:
Événements, réunions et programmes de la Bibliothèque et de ses partenaires;
Membres du Conseil municipal d’Ottawa et employés de la Ville d’Ottawa, dans le cadre d’activités menées pour la Ville;
Formations approuvées d’anglais langue seconde (ESL), de français langue seconde (FLS), de groupes d’alphabétisation et d’organismes de partenariat pour l’établissement dans les bibliothèques
Paiement
Le paiement par téléphone de la réservation d’une salle de réunion n’est pas accepté.
Le paiement peut être effectué en ligne au moment de la réservation ou en personne dans une succursale de la Bibliothèque, au plus tard dans les sept (7) jours suivant la réservation, à défaut de quoi la réservation sera annulée.
Les réservations effectuées à moins d’une semaine d’avis doivent être payées avant le jour et l’heure de la location, à défaut de quoi la réservation sera annulée.
Si le paiement est effectué en ligne, un courriel sera envoyé au client pour lui confirmer réception.
Si le paiement est effectué en personne, le client se verra remettre un reçu imprimé.
Les clients dont le paiement par carte de crédit est refusé avec Paymentus devront prendre les dispositions nécessaires pour effectuer leur paiement en personne dans une succursale de la Bibliothèque.
Remboursement
Les titulaires de contrat doivent fournir à la Bibliothèque un préavis écrit au moins deux (2) jours ouvrables (en fonction de l’horaire d’ouverture de la succursale où se trouve la salle réservée) avant l’activité prévue pour annuler son contrat de location ou demander une modification. Aucun remboursement ne sera accordé après le délai de notification.
Les demandes de remboursement de paiements effectués en ligne par carte de crédit (Paymentus) seront acheminées à InfoService.
Pour les demandes de remboursement de paiements effectués dans une succursale de la Bibliothèque, les titulaires de contrat devront présenter le reçu de caisse original.
Publicité et affiches
Seul le nom de la Bibliothèque doit être utilisé sur le matériel publicitaire ou promotionnel, et ce matériel doit mentionner la Bibliothèque publique d’Ottawa, suivie du nom de la succursale, comme lieu de réunion, et doit préciser son adresse municipale. Il est interdit d’utiliser le logo de la Bibliothèque sans le consentement explicite de la BPO.
La publicité présentée n’implique d’aucune manière que la Bibliothèque soutient le contenu de la réunion ou de l’événement.
L’autorisation d’afficher des avis de l’événement ou du programme dans la succursale doit être accordée par le chef de service concerné.
Des affiches seront posées à l’extérieur de toutes les salles de réunion à l’intention des membres du public. Elles indiquent que les positions adoptées ou les énoncés faits ne reflètent pas nécessairement l’opinion du C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa.