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Règlement de procédure du Conseil d'administration de la Bibliothèque publique d'Ottawa

C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa - Règlement sur les règles de procédure

Approuvé le 8 novembre 2022.

Table des matières

Préambule

  1. Le conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa, ci-après « le C.A. », est constitué aux termes de la Loi sur les bibliothèques publiques (La loi) et a adopté le règlement qui suit pour régir ses procédures.
  1. Le C.A. a un sceau officiel, lequel est estampillé en marge des présentes. Ce sceau est apposé avec son autorisation sur tous les actes, contrats et documents devant le porter, et l’authenticité de celui-ci est attestée par les signatures du président et du secrétaire du C.A., des membres ou d’autres administrateurs désignés.
  1. Le siège social du C.A. se trouve dans les bureaux administratifs de la Bibliothèque publique d’Ottawa, au 120, rue Metcalfe, Ottawa, Ontario K1P 5M2. Cette adresse peut être mise à jour.
  1. Le C.A. a pour fonction d’offrir des services de bibliothèque publique aux résidents d’Ottawa, conformément à La Loi aux définitions établies par lui selon les besoins.
  1. Les règles de procédure du C.A. qui suivent doivent être respectées afin d’assurer l’ordre et l’expédition des affaires. Elles régissent la conduite et le travail des membres et des administrateurs du C.A. Dans le cas d’un conflit entre le présent règlement et La Loi dans ses versions successives ou une autre loi, c’est le texte législatif en question qui prévaut.

Interprétation

  1. Les définitions suivantes s’appliquent au présent règlement :

(1) «La Loi » Loi sur les bibliothèques publiques, L.R.O. 1990, chapitre P.44, dans ses versions successives.

(2) « C.A. » Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa.

(3) « président » Membre élu à la présidence du C.A. par les membres de celui-ci aux termes de La Loi .

(4) « vice-président » Membre élu à la vice-présidence du C.A. par les membres de celui-ci.

(5) « directeur général » Personne qui occupe la direction générale de la Bibliothèque publique d’Ottawa.

(6) « Conseil municipal » Conseil de la Ville d’Ottawa.

(7) « jour » Période de 24 heures en semaine, excluant les samedis, les dimanches et les jours fériés.

(8) « membre » ou « administrateur » Membre du C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa.

(9) « conseiller municipal » Conseiller de la Ville d’Ottawa nommé pour siéger au C.A. de la BPO.

(10) « membre citoyen » Citoyen d’Ottawa nommé au C.A. de la BPO.

(11) « BPO » Bibliothèque publique d’Ottawa.

(12) « Ville » Ville d’Ottawa.

(13) « Bibliothèque » Bibliothèque publique d’Ottawa.

(14) « règles de procédure » Ensemble des règles qui régissent une assemblée, plus précisément la Bibliothèque publique d’Ottawa dans le présent règlement.

(15) « C.A. en séance plénière » Terme qui s’applique aux fins du vote de tous les membres formant le quorum à une réunion du C.A.

Application

  1. (1) Les règles contenues dans le présent règlement s’appliquent à toutes les procédures et régissent l’ordre et l’expédition des affaires dont est saisi le C.A. de la BPO.

(2) Les règles de procédure contenues dans le présent règlement s’appliquent de la même manière aux comités du C.A.

(3) Les règles de procédure peuvent être suspendues par un vote de la majorité des membres du C.A. en séance plénière.

(4) Les rappels au Règlement et les points de procédure pour lesquels aucune disposition n’est prévue dans le présent règlement sont décidés par le président comme il convient, dans les limites du possible, en application des règles de procédure contenues dans les Robert’s rules of order.

Composition du conseil

  1. (1) La taille du C.A. est établie conformément à La Loi, dans ses versions successives, avec l’approbation du Conseil municipal.

(2) Chaque administrateur reste en fonction pendant une durée correspondant à celle du mandat du Conseil municipal ou jusqu’à ce que son successeur soit nommé. Les mandats peuvent être renouvelés une ou plusieurs fois.

(3) Les vacances sont comblées par le Conseil municipal d’Ottawa, conformément à La Loi.

Sélection du Président et du vice-Président

  1. À la séance inaugurale ou d’ouverture d’un nouveau mandat, ou à la nomination d’un nouveau C.A. si celle-ci survient à une date ultérieure, le C.A. sélectionne parmi ses membres un président et un vice-président pour un mandat de quatre ans parallèlement au mandat du conseil ou jusqu'à la nomination d'un successeur soit nommé, en procédant de la manière suivante

(a) L’élection du président est menée par le directeur général, et celle du vice-président, par le président.

(b) Les nominations se font par l’auteur d’une motion et le second motionnaire, tous deux membres du C.A.

(c) Si une seule personne soumet sa candidature, elle est déclarée élue. S’il y a plusieurs candidats, l’élection se fait par scrutin secret.

(d) Avant le vote, chaque personne a cinq minutes pour parler de sa candidature. Les candidats sont appelés en ordre alphabétique, selon leur nom de famille.

(e) Seuls les membres du C.A. physiquement présents à la réunion peuvent voter.

(f) Le président et le vice-président sont élus par majorité simple des voix. En cas d’égalité, la réunion est suspendue pour dix minutes, puis les membres tiennent un second vote par scrutin secret. Si l’égalité persiste à l’issue du second scrutin, la réunion est de nouveau suspendue pour dix minutes, puis les membres procèdent à un troisième vote par scrutin secret. Si l’égalité persiste toujours, le directeur général tire le président ou le vice-président au sort.

(g) Tous les bulletins sont détruits après le scrutin.

Fonctions du Président

  1. Le président a les fonctions suivantes :

(1) Présider toutes les réunions du C.A.

(2) Établir l’ordre du jour de toutes les réunions du C.A.

(3) Être le porte-parole du C.A.

(4) Représenter et soutenir le C.A., déclarer sa volonté et obéir implicitement à ses décisions en toute circonstance.

(5) Ouvrir la séance et rappeler les membres à l’ordre dès que le quorum est atteint.

(6) Annoncer les affaires dont le C.A. est saisi et l’ordre dans lequel elles seront traitées, conformément aux pratiques établies par le C.A.

(7) Recevoir et soumettre comme il se doit toutes les motions présentées par les membres.

(8) Informer le C.A. de tout rappel au Règlement, s’il y a lieu de le faire.

(9) Mettre aux voix les motions présentées, ou qui surviennent par nécessité, en cours de séance, et annoncer les résultats du vote.

(10) Refuser de mettre aux voix les motions contraires aux règles de procédure ou qui ne relèvent pas du C.A.

(11) Toujours faire respecter les règles de procédure et voir au maintien de l’ordre et au respect du décorum.

(12) Appeler par son nom tout membre qui persiste à ne pas respecter les règles de procédure et lui ordonner de quitter la salle de réunion.

(13) Lorsqu’il s’avère impossible de maintenir l’ordre, suspendre la séance pour la reprendre à une date de son choix, sans qu’aucune motion soit présentée.

(14) Lorsque cela lui semble approprié, permettre que toute question soit posée par son entremise à un employé de la BPO afin d’éclairer le débat.

(15) Ajourner la séance une fois les affaires traitées ou après l’adoption d’une motion d’ajournement.

(16) Siéger d’office à tous les comités du C.A. avec droit d’y participer et d’y voter.

(17) Signer tous les documents au nom du C.A., conformément à la section « Finance et administration » du présent règlement.

Fonctions du vice-Président

  1. (1) Quand le président est absent ou refuse d’agir, ou quand son poste est vacant, le vice-président le remplace, auquel cas il est investi des mêmes pouvoirs et droits que lui.

(2) En l’absence du président et du vice-président, les membres présents doivent élire l’un d’entre eux pour qu’il préside la réunion.

(3) Le vice-président signe tous les documents au nom du C.A., conformément à la section « Finance et administration » du présent règlement.

Conduite des membres

  1. (1) Aucun membre n’a le droit de faire ce qui suit :

(a) Parler en termes irrespectueux d’un membre du C.A. ou du personnel de la BPO.

(b) Tenir des propos offensants ou non professionnels lors d’une réunion du C.A. ou envers un autre membre.

(c) Parler en termes discriminatoires contre quelqu’un en lien avec son âge, sa couleur, son ascendance, sa race, sa citoyenneté, son origine ethnique, son pays d’origine, ses croyances, son handicap, sa situation familiale, sa situation matrimoniale, son identité ou expression de genre, son sexe ou son orientation sexuelle.

(d) Parler d’un sujet sans rapport avec la question débattue.

(e) Désobéir à une décision du président du C.A. concernant un rappel au Règlement ou une question de procédure, ou encore l’interprétation des règles du C.A.

(2) Si un membre persiste à désobéir après avoir été rappelé à l’ordre par le président, celui-ci doit sur-le-champ présenter la question, qui ne peut être ni modifiée, ajournée ou débattue. Ensuite, il dit ceci : « Qu’il soit ordonné au membre de quitter la salle pour le reste de la séance du C.A. » Toutefois, si le membre présente ses excuses, il peut être autorisé à reprendre son siège si les membres votent en ce sens.

(3) Si le membre refuse de quitter son siège comme il lui est demandé en application du paragraphe 12(12), le président doit ajourner la séance.

(4) Les membres doivent respecter le code de conduite des membres du C.A. de la BPO et toute politique approuvée par celui-ci.

Directeur général

  1. (1) Le directeur général, nommé par le C.A., doit également agir comme secrétaire-trésorier et porte le titre de directeur général de la Bibliothèque publique d’Ottawa, selon ce que détermine le C.A.

(2) À titre de trésorier, le directeur général doit :

(a) tenir les comptes de la Bibliothèque;

(b) préparer et présenter des rapports trimestriels sur les reçus et dépenses;

(c) préparer le rapport financier annuel et les budgets annuels et les soumettre à l’approbation du C.A.;

(d) transmettre aux membres des copies du rapport annuel du vérificateur municipal;

(e) fournir les autres rapports et renseignements que le A. ou La Loi peuvent exiger;

(f) certifier tous les comptes présentés au C.A.;

(g) autoriser le paiement des comptes et salaires dans les limites du budget autorisé ou par résolution du C.A.

(3) Le directeur général supervise et dirige les activités de la Bibliothèque et de son personnel, et exerce les autres pouvoirs et fonctions dont le C.A. peut l’investir.

(4) Le directeur général est responsable de l’embauche du personnel et de l’organisation ou de la réorganisation des tâches des employés, et peut suspendre ou congédier un employé de la Bibliothèque.

(5) Le directeur général, qui est aussi secrétaire du C.A., a les tâches suivantes :

(a) Aviser les membres des réunions du C.A.;

(b) Tenir le procès-verbal de chaque réunion du C.A.;

(c) Participer à toutes les réunions en qualité de secrétaire;

(d) Gérer la correspondance officielle du C.A.

Finance et administration

  1. (1) Le C.A. doit présenter chaque année au Conseil municipal ses états financiers annuels, vérifiés par une personne nommée en vertu de la Loi sur les municipalités, au plus tard à la date indiquée par le Conseil.

(2) Le C.A. doit rembourser à ses membres les dépenses associées à leurs déplacements justifiés et les autres dépenses occasionnées par leurs fonctions de membres, conformément à la politique du C.A.

(3) Les signataires autorisés du C.A. sont le président, le vice-président et le directeur général. Le directeur général et le président ou le vice-président doivent signer les documents, lorsque nécessaire.

Réunions du C.A.

  1. (1) Le C.A. tient des réunions ordinaires une fois par mois pendant au moins sept mois de l’année, conformément à La Loi, ou plus souvent, à la demande des administrateurs, et il les tient à l’endroit et au moment de son choix. Il peut aussi tenir des réunions électroniques, pourvu que le public puisse y assister en temps réel.

(a) Le président peut annuler la réunion ordinaire suivante ou donner avis d’un changement à cette réunion s’il croit que ce changement est requis ou que la réunion n’est pas nécessaire pour le bon déroulement des travaux du C.A.

(b) Le maximum est de deux réunions ordinaires annulées ou reportées conformément au présent paragraphe.

(2) Si le jour prévu pour une réunion ordinaire est un jour férié ou un jour où un membre ne peut pas participer à la réunion pour des motifs religieux, la réunion se tient à une autre date convenue par le C.A.

Réunions extraordinaires

  1. (1) Une réunion extraordinaire du C.A. est convoquée à au moins deux (2) jours d’avis :

(a) après convocation par le président, ou

(b) après que deux membres du C.A. en ont fait la demande par écrit.

(2) Le directeur général donne avis du moment, de l’endroit et de l’objet de la réunion extraordinaire à tous les membres par téléphone, par courriel ou en main propre, de sorte que chaque membre reçoive l’avis chez lui ou à son lieu de travail au moins un jour avant la date prévue de la réunion.

(3) Le C.A. ne doit ni débattre ni trancher une question qui n’est pas inscrite dans l’avis de convocation de la réunion extraordinaire sans le consentement, consigné au procès-verbal, de tous les membres du C.A. avec droit de vote qui sont présents à la réunion.

(4) Si une réunion extraordinaire est convoquée pour l’examen d’une question conformément aux dispositions applicables de la Loi, la décision de tenir la réunion à huis clos ne peut être prise qu’après l’adoption d’une motion publique précisant :

(a) la date et le fait que la réunion doive se tenir à huis clos;

(b) la nature générale de la question devant être étudiée à la réunion à huis clos.

Réunions publiques

  1. (1) Selon La Loi, toutes les réunions du C.A., c’est-à-dire les réunions ordinaires, extraordinaires, d’un comité ou autres, sont ouvertes au public, sous réserve de l’article 18 du présent règlement, et nul ne doit être exclu d’une réunion publique sauf en cas d’inconduite.

(2) Le président peut expulser ou exclure quiconque d’une réunion pour cause de conduite irrégulière.

Réunions à huis clos

  1. (1) Le C.A. peut, par résolution, tenir l’une de ses réunions ou une partie d’une réunion à huis clos, c’est-à-dire sans public, conformément à La Loi, si l’une des questions suivantes doit y être étudiée :

(a) la sécurité des biens du C.A.;

(b) des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée;

(c) l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par le C.A.;

(d) les relations de travail ou les négociations avec les employés;

(e) les litiges actuels ou éventuels, y compris les questions dont les tribunaux administratifs sont saisis, ayant une incidence sur le C.A.;

(f) les conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin;

(g) une question à l’égard de laquelle le C.A. peut tenir une réunion à huis en vertu d’une autre loi.

(2) Nonobstant le paragraphe précédent, une réunion ou partie de réunion doit se tenir à huis clos si la question à l’étude ne peut être divulguée publiquement, selon la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.

(3) La résolution de tenir une réunion ou partie de réunion à huis clos doit être débattue en public avant ladite réunion et indiquer :

(a) la date et le fait que la réunion doive se tenir à huis clos;

(b) la nature générale de la question devant être étudiée à la réunion à huis clos.

(4) Si une majorité des membres présents font savoir par leur vote que la question à étudier n’est pas appropriée pour une réunion à huis clos, son examen sera reporté à la réunion publique suivante et elle sera inscrite à l’ordre du jour de cette réunion.

(5) Si une majorité des membres du C.A. sont d’avis que la question étudiée à huis clos justifie une divulgation publique, avant d’ajourner la réunion, le président présente une motion pour ajourner la partie de réunion à huis clos et reprendre la réunion publique. Il sera inscrit dans le procès-verbal public que la question a été étudiée à huis clos et, s’il y a lieu, la résolution y sera indiquée.

(6) Lorsqu’une réunion ou partie de réunion se tient à huis clos, toutes les personnes que le C.A. n’a pas expressément invitées à rester doivent quitter la salle.

(7) Le directeur général conserve de façon confidentielle le procès-verbal de la réunion ou partie de réunion à huis clos, et le public n’y a aucunement accès.

(8) L’information obtenue à une réunion à huis clos est confidentielle et doit être considérée comme telle par toutes les personnes présentes.

Quorum

  1. (1) Le quorum est constitué par la majorité des membres présents, conformément à la Loi sur les bibliothèques publiques, ce qui comprend les participants en personne et par voie électronique.

(2) Une fois passée l’heure de la réunion, dès que le quorum est formé, le président ouvre la séance.

(3) Si le quorum n’est pas encore formé trente minutes après le début de la réunion du C.A. ou d’un de ses comités, le secrétaire inscrit les noms des membres présents, et la réunion est ajournée.

Ordre des délibérations

  1. (1) L’ordre des délibérations des réunions ordinaires est déterminé par le C.A.

Ordre du jour

  1. (1) Avant chaque réunion ordinaire, le directeur général, sous la supervision du président, prépare ou fait préparer un ordre du jour où figurent tous les points prévus de la réunion, et s’assure que l’ordre du jour, la documentation à l’appui et le procès-verbal de la dernière réunion ordinaire, y compris le procès-verbal de toute réunion extraordinaire tenue 10 jours ou plus avant la réunion ordinaire à venir, parviennent à chaque membre au moins cinq jours avant la date convenue pour la réunion.

(2) Tout membre du C.A. peut faire inscrire un point à l’ordre du jour à condition de le porter à l’attention du directeur général au moins six jours avant la date prévue de la réunion ordinaire suivante.

(3) Il est interdit au C.A. d’examiner un point qui n’a pas été inscrit à l’ordre du jour et porté à l’attention des membres. Le C.A. peut toutefois accepter par vote à la majorité simple d’inscrire à l’ordre du jour des points additionnels au début de la réunion.

Signalement des conflits d'intérêts

  1. (1) Les membres sont régis par la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux dans ses versions successives, et l’ordre du jour doit comprendre une disposition permettant aux membres de déclarer tout conflit d’intérêts conformément à cette loi.

Procès-verbal

  1. (1) Le directeur général doit désigner un secrétaire de séance et lui faire dresser, pour chaque réunion du C.A., un procès-verbal contenant les renseignements suivants :

(a) l’endroit, la date et l’heure de la réunion;

(b) les noms du ou des membres du C.A. qui président la réunion et la prise des présences;

(c) la confirmation du procès-verbal de la réunion précédente et les éventuelles corrections;

(d) les déclarations de conflits d’intérêts;

(e) les autres procédures du C.A., dans le format convenu entre les membres.

(2) Le procès-verbal est confirmé à la réunion suivante.

(3) Le procès-verbal est signé par le président et le directeur général une fois qu’il a été confirmé par le C.A.

Règles des débats

  1. (1) Avant d’intervenir sur une question ou une motion, le membre doit s’adresser au président.

(2) Quand au moins deux membres annoncent leur intention d’intervenir sur une question, une motion ou un point, le président les autorise à ce faire dans l’ordre dans lequel ils ont demandé à prendre la parole.

(3) Quand un membre parle, aucun autre membre ne doit passer entre lui et le président ni lui couper la parole, sauf si c’est pour signaler un rappel au Règlement ou une question de privilège.

(4) Un membre peut demander que la question ou motion débattue soit lue en tout temps pendant les délibérations, mais en se gardant d’interrompre un membre en train de parler.

(5) Aucun membre ne peut prendre la parole pendant plus de cinq minutes, et jamais plus d’une fois sur la même question ou motion sans la permission du C.A., sauf s’il le fait pour communiquer une nouvelle information ou demander des précisions.

(6) Nonobstant le paragraphe qui précède, le membre qui a présenté la motion dispose d’un droit de réplique après que les autres membres se sont exprimés sur sa motion.

(7) Une fois la question mise aux voix par le président, aucun membre ne continue d’en parler et aucune autre motion n’est présentée jusqu’à ce qu’on ait procédé au vote et que les résultats aient été déclarés.

Rappels au règlement

  1. (1) Le président maintient l’ordre et décide des rappels au Règlement.

(2) Les rappels au Règlement sont formulés selon la procédure suivante :

(a) Lorsqu’un membre souhaite faire un rappel au Règlement, il doit demander et obtenir la permission du président, puis formuler ce rappel au président, qui prend immédiatement une décision à ce sujet.

(b) Une fois la décision prise, les membres ne peuvent s’adresser au président que pour en appeler de sa décision devant le C.A.

(c) Si aucun membre ne veut faire appel, la décision du président est définitive.

(d) S’il y a appel, le C.A. met aux voix la question suivante, sans débat : « Y a-t-il lieu d’appuyer la décision du président? » À l’issue du vote, la décision du C.A. est sans appel.

Questions de privilège

  1. (1) Si un membre juge qu’il y a eu atteinte à ses droits, à son immunité ou à son intégrité ou à ceux du C.A. dans son ensemble, il peut se lever en tout temps, avec la permission du président, pour soulever une question de privilège, auquel cas le président entend, puis tranche la question ou permet qu’elle soit débattue et mise aux voix.

Avis de motion

  1. (1) L’avis de motion est formulé par écrit. Le nom de l’auteur de la motion y figure et il est remis au moins six (6) jours ouvrables avant la réunion à laquelle la motion doit être présentée.

(2) Tous les avis de motion sont lus à voix haute par l’auteur de la motion ou le président lors de leur présentation.

(3) Une fois la motion lue, des copies sont distribuées aux membres dès que possible.

(4) L’examen d’une motion dont l’avis a été donné conformément au présent article est inscrit à l’ordre du jour de la réunion ordinaire suivante ou d’une réunion extraordinaire convoquée à cette fin.

(5) Avant l’examen d’une motion dont avis a été donné, une motion révisée portant sur le même sujet, approuvée par les auteurs de la motion initiale et de la motion révisée, peut être substituée à la motion initiale indiquée dans l’avis de motion.

Motions

  1. (1) Les motions sur les questions suivantes peuvent être présentées verbalement sans autorisation, sauf disposition contraire des règles de procédure :

(a) rappel au Règlement ou question de privilège;

(b) présentation d’une pétition;

(c) mise aux voix d’une question;

(d) ajournement

(2) Les motions suivantes peuvent être présentées sans qu’il soit nécessaire d’obtenir l’autorisation, sauf disposition contraire des règles de procédure :

(a) renvoi;

(b) dépôt ou report à une date convenue;

(c) modification;

(d) suspension des règles de procédure;

(e) autre motion de procédure.

(3) À l’exception des cas admis aux paragraphes (1) et (2) ci-dessus, toutes les motions sont formulées par écrit et signées par leur auteur. Les documents électroniques sont équivalents aux documents papier aux fins du présent paragraphe.

(4) Toutes les motions commencent avec l’expression « il est résolu que » et sont présentées avant d’être examinées.

(5) Toutes les motions peuvent être appuyées ou contestées par leur auteur.

(6) L’auteur d’une motion peut la retirer en tout temps avant le début du débat sur celle-ci, mais il est entendu qu’une fois le débat commencé, le C.A. est saisi de cette question, laquelle peut alors être retirée uniquement si elle n’a pas encore été modifiée ou débattue et avec la permission du C.A.

(7) Le président lit la motion avant sa mise aux voix.

(8) Si le président a mis la même motion en discussion à deux réunions consécutives et qu’elle n’a pas été débattue, il est entendu qu’elle est retirée de l’ordre du jour, sauf décision contraire du C.A.

(9) Le président peut demander aux membres de présenter une motion, mais doit lui-même s’abstenir de le faire.

Procédure d'examen d'une question

  1. (1) Lorsqu’une motion est dûment soumise à l’examen du C.A., celui-ci ne peut en recevoir aucune autre, sauf une motion de procédure ou une motion de modification.

(2) Les motions de procédure sont examinées dès leur réception, ont préséance sur les autres, sont sujettes à débat et comprennent ce qui suit :

(a) prolongement de la réunion (aucun débat);

(b) présentation de la question (aucun débat);

(c) renvoi (débat);

(d) dépôt (débat);

(e) report à une date indéterminée ou précise (débat);

(f) ajournement (aucun débat);

(g) toute autre motion de procédure.

Motion de modification

  1. (1) Une motion de modification :

(a) peut être présentée verbalement ou par écrit;

(b) doit être pertinente et respecter les principes à la base du rapport ou de la motion examinée;

(c) doit être la seule proposition de modification, les autres changements devant être apportés à la question principale;

(d) peut proposer une autre façon de trancher la question, pourvu que cette façon demeure liée au contenu de la question à l’étude;

(e) est décidée ou retirée avant la mise aux voix de la motion principale;

(f) s’il y a plusieurs motions de modification, elles sont mises aux voix dans l’ordre inverse de leur présentation.

Motion de renvoi

  1. (a) La motion de renvoi consiste à renvoyer la question au directeur général, sans préciser quel comité, autre organe ou représentant en sera saisi.

(b) Y sont précisées les conditions du renvoi.

(c) Cette motion n’est sujette à débat qu’en ce qui concerne la pertinence et les conditions du renvoi, et ce n’est qu’une fois cette motion tranchée que la question principale peut être débattue ou modifiée.

(d) Elle peut être modifiée, mais le C.A. doit la trancher avant le débat sur la question principale ou une éventuelle modification à cette question, et avant de pouvoir se prononcer sur une motion de mise aux voix ou de dépôt de la question principale.

Motion de dépôt

  1. (1) La motion de dépôt est sujette à débat, mais ne peut être modifiée.

(2) Le C.A. ne réexamine la question soumise à discussion qu’une fois qu’une motion a été présentée en vue d’en débattre plus tard à la même réunion ou à une réunion ultérieure.

(3) La motion pour discuter d’une question déposée n’est pas sujette à débat ni à modification.

(4) Une motion déposée qui n’a pas été réexaminée au bout de six mois est retirée et ne peut plus être débattue.

Motion de report

  1. (1) La question reportée à une date précise est traitée en priorité avant toutes les autres affaires inscrites à l’ordre du jour de la réunion.

(2) La motion de report à une date indéterminée est traitée de la même façon qu’une motion de dépôt.

Motion de mise aux voix

  1. (1) La motion de mise aux voix d’une question :

(a) ne peut être ni modifiée ni débattue;

(b) ne peut pas être présentée lorsque le C.A. examine une motion de modification;

(c) met un terme à la modification de la question principale;

(d) exige la mise aux voix de la question sans débat ni modification lorsque le C.A. donne son aval;

(e) ne peut être présentée qu’en ces mots : « Que la question soit maintenant mise aux voix »;

(f) ne peut être présentée par un membre qui a pris la parole sur la question principale, sauf si un autre membre a pris la parole après lui sur la même question.

Motion d'ajournement

  1. (1) La motion d’ajournement de la réunion :

(a) doit toujours être présentée, sauf disposition contraire des règles de procédure;

(b) ne peut être présentée lorsqu’un membre est en train de parler ou a indiqué au président son intention de prendre la parole, ou quand les membres procèdent à un vote;

(c) ne peut être présentée immédiatement après l’adoption d’une motion sur la question précédente;

(d) n’est pas sujette à débat;

(e) lorsqu’elle est rejetée, ne peut être présentée de nouveau qu’après que le C.A. a mené à terme d’autres délibérations.

(2) La motion d’ajournement sans réserve, si elle est adoptée, conclut la réunion du C.A.

(3) La motion d’ajournement à une date convenue, ou jusqu’à la survenance d’un événement prédéterminé, a pour effet de suspendre la réunion jusqu’à cette date ou survenance.

(4) Lorsque trois heures se sont écoulées depuis le début de la réunion, le président présente la motion suivante, sans possibilité de débat, de modification ou de motion procédurale : « Y a-t-il lieu de prolonger la réunion d’une heure? »

(5) Si la motion présentée en application du paragraphe précédent n’est pas appuyée par la majorité des membres présents, le président déclare la réunion ajournée.

Réexamen

  1. (1) Seules les motions de fond peuvent être réexaminées.

(2) Après la décision sur une motion de fond, tout membre ayant participé aux délibérations et au vote sur celle-ci peut, en tout temps avant la fin de la réunion durant laquelle cette décision a été rendue, indiquer par écrit son intention de présenter une motion pour le réexamen de cette question à la réunion ordinaire suivante ou à la prochaine réunion extraordinaire convoquée pour délibérer sur la question générale à l’étude.

(3) Dès que cet avis est donné, le C.A. vote pour déterminer s’il doit accéder ou non à la demande de réexamen.

(4) Si moins du tiers des membres ayant participé aux délibérations et au vote sur la question sont d’accord avec le réexamen, alors la demande de réexamen est rejetée sur-le-champ.

(5) Si l’avis est accepté, aucune mesure n’est prise pour exécuter la motion principale avant qu’une décision ait été prise concernant la motion de réexamen.

(6) Toute motion de réexamen étudiée à une réunion subséquente est rejetée, sauf si la majorité des membres présents ayant participé au vote sont en faveur.

(7) Le débat sur une motion de réexamen doit uniquement porter sur les motifs pour réexaminer ou non la question.

(8) Les délibérations sur la question principale ne peuvent reprendre avant que le C.A. se soit prononcé sur l’avis ou la motion de réexamen.

(9) La question faisant l’objet d’un avis de réexamen ayant reçu l’aval du C.A. ne peut être réexaminée plus d’une fois, et le vote sur la demande de réexamen est définitif.

(10) Si l’avis de réexamen est accepté par le C.A., l’examen de la motion de réexamen sera le premier point traité à la réunion ordinaire suivante, sauf si le C.A. décide de trancher la motion plus tôt.

(11) Une fois la motion initiale visée par la demande de modification examinée puis tranchée, aucune motion de réexamen d’une modification ne peut être présentée.

(12) Une modification ne peut faire l’objet d’un réexamen indépendamment de la motion, du règlement ou de la question qu’elle concerne.

(13) Si une motion de réexamen est adoptée, le réexamen devient le prochain point à l’ordre du jour, et le débat sur la question à réexaminer reprend comme si cette question n’avait jamais été examinée.

Mise aux voix des motions

  1. (1) La motion est déclarée adoptée quand la majorité des membres ayant participé aux délibérations et au vote sur la question ont exprimé leur appui et le quorum est atteint.

(2) Le vote se fait à main levée par appel nominal (chaque membre est appelé par son nom), sauf disposition contraire du présent règlement. Il n’y a aucun vote par bulletin ni autre mode de scrutin secret, sauf quand une disposition du présent règlement le précise.

(3) Avant que la question soit tranchée, tout membre peut demander l’inscription du vote, auquel cas le directeur général procède à la mise aux voix, annonce les résultats et fait inscrire les noms et les votes de tous les membres ayant débattu la question.

(4) Si un membre s’oppose à la déclaration du président voulant que la motion soit adoptée ou rejetée, ce membre peut signaler son objection à la déclaration et demander un vote avec inscription des voix, mais il ne peut faire cette démarche qu’immédiatement après la déclaration.

(5) S’il estime qu’une question contient des propositions différentes, le président peut la diviser, ou doit le faire à la demande d’un membre, auquel cas chaque proposition est mise aux voix séparément.

(6) Chaque membre, y compris le président et le vice-président, présent à la réunion du C.A. lors de la mise aux voix d’une question doit voter sur cette question, sauf quand une loi l’interdit, auquel cas le vote se fait avec inscription des voix. Le vote de tout membre refusant de voter est inscrit comme une voix contre la motion, sauf dans le cas d’un membre qui s’abstient de voter après avoir déclaré un conflit d’intérêts.

(7) En cas d’égalité des voix, la motion est rejetée.

(8) Lorsque le président procède à la mise aux voix d’une question, tous les membres restent assis à leur place jusqu’à l’annonce du résultat par le président. Pendant le vote, aucun d’entre eux n’a le droit de se déplacer dans la salle ou de parler à un autre membre; il est également interdit de faire du bruit ou de troubler autrement la procédure. Le membre perd son droit de vote s’il n’est pas assis.

(9) Le vote par procuration est interdit; chaque membre présent à la réunion dispose d’un seul vote.

Demandes et motions déjà présentées

  1. (1) Les demandes faites avant ou pendant une réunion doivent être présentées par écrit et inscrites au procès-verbal.

(2) Le C.A. détermine par vote s’il y a lieu de porter la demande à l’attention du directeur général et du personnel pour qu’ils l’évaluent et la traitent.

Langue

  1. (1) Le C.A. et ses comités peuvent tenir leurs réunions en français ou en anglais ou dans les deux langues.

(2) Le procès-verbal des délibérations et les règlements et résolutions du C.A. doivent être conservés conformément à sa politique linguistique.

Interventions

  1. (1) Les intervenants souhaitant s’adresser au C.A. au sujet d’un point à l’ordre du jour peuvent être entendus avec la permission du C.A. Ils doivent remettre un avis de demande écrit indiquant les détails du point en question. Cet avis doit être reçu avant le début de la réunion pour un intervenant en personne, et jusqu’à quatre heures avant le début de la réunion dans le cas d’une réunion électronique ou d’une participation par voie électronique.

(2) Les intervenants souhaitant s’adresser au C.A. au sujet d’un point qui n’est pas à l’ordre du jour peuvent être entendus avec la permission du C.A. à une réunion ordinaire. Ils doivent remettre un avis de demande écrit indiquant l’objet de la demande et le nom de la ou des personnes qui seront en audience devant le C.A., et fournir copie des documents qu’ils présenteront.

(a) Dès réception de cet avis écrit, la demande est inscrite à l’ordre du jour de la réunion se prêtant le mieux à l’audience, pourvu que le C.A. soit habilité à traiter l’objet qui y est indiqué.

(3) Les intervenants ne sont autorisés qu’à faire des présentations de cinq (5) minutes et doivent borner leurs observations à l’objet indiqué dans la demande. Nonobstant ce qui précède, le temps de parole d’un intervenant peut être prolongé à la discrétion du C.A.

(4) À la fin d’une présentation au C.A., la communication entre les membres du C.A. et l’intervenant se limite aux renseignements pertinents ou aux précisions supplémentaires que les membres du C.A. peuvent lui demander. Les membres du C.A. n’ont pas le droit de débattre avec l’intervenant de la présentation.

(5) L’intervenant n’a pas le droit de poser les actions suivantes :

(a) Tenir des propos irrespectueux contre quelqu’un.

(b) Tenir des propos offensants ou non professionnels.

(c) Parler de tout sujet autre que l’objet pour lequel il est autorisé à s’adresser au C.A.

(d) Enfreindre les règles de procédure ou une décision du président.

(6) Le président peut abréger le temps de parole d’un intervenant ou toute question ou délibération d’un intervenant qui trouble l’ordre ou enfreint autrement le présent règlement, et dès qu’il juge que le temps de parole de l’intervenant est écoulé, le ou les intervenants doivent immédiatement se retirer.

Communications

  1. (1) Les communications destinées à être présentées au C.A. doivent être écrites ou tapées lisiblement et être signées par au moins une personne, ou attribuées officiellement à une personne identifiée si elles sont transmises par voie électronique, et déposées auprès du directeur général.

(2) Le C.A. peut présenter toute communication portant sur un objet de son ressort à l’un de ses comités ou à un autre organe ou mandataire par voie de motion sans débat.

Comitées du C.A.

  1. (1) Le C.A. peut établir des comités permanents. Il définit la portée de leurs travaux et établit toutes les conditions qu’il juge appropriées dans leurs mandats. Si le C.A. en fait la demande, un comité permanent doit rendre compte des travaux s’inscrivant dans son mandat.

(2) Le C.A. peut constituer des comités spéciaux à titre temporaire, avec mandat de conseiller, d’obtenir des renseignements et de faire rapport sur une question ou situation. À la demande du C.A., le comité spécial lui rend compte des travaux s’inscrivant dans son mandat et de tout autre élément que le C.A. estime valable. Ce comité est dissous d’office au moment où il présente son rapport au C.A. sur la question ou situation qu’il était chargé d’étudier.

(3) Le C.A. peut former des comités de consultation publique avec mandat de faire rapport sur des questions de son ressort. Il peut inviter des acteurs qualifiés externes à siéger avec ses membres à un tel comité afin qu’ils participent aux travaux, dans la mesure qu’il juge appropriée. Le comité de consultation publique rend compte au C.A. des travaux s’inscrivant dans son mandat ou de tout autre élément que le C.A. estime valable. Ce comité est dissous d’office dès qu’il a terminé ses travaux sur la question ou situation, selon ce que détermine le C.A.

(4) Le président du C.A. est membre d’office de chaque comité.

Règlements

  1. (1) Tous les règlements doivent être présentés par un membre par voie de motion, et plusieurs règlements peuvent être présentés dans une même motion.

(2) Pour leur présentation, les règlements sont tapés en caractères d’imprimerie. Ils ne doivent comporter aucun espace vide, sauf si c’est exigé par une procédure admise ou par une loi, et être formulés au complet, à l’exception de leurs numéro et date.

(3) L’adoption d’un règlement du C.A. n’exige qu’une seule lecture préalable.

(4) L’adoption d’une motion pour l’établissement ou la modification d’un règlement n’exige qu’une majorité simple des voix du C.A.

(5) Les règlements adoptés par le C.A. sont numérotés et datés, puis signés par le président et le vice-président ainsi que par le directeur général. Ils sont conservés par ce dernier.

Modification et abrogation

  1. (1) Le présent règlement ne peut être modifié ou abrogé que par une majorité des voix du C.A. en séance plénière.

(2) Une motion pour la modification ou l’abrogation du présent règlement n’est examinée à une réunion du C.A. que si un avis la concernant a été donné lors d’une précédente réunion ordinaire. Le C.A. peut toutefois rejeter cet avis par un vote majoritaire de ses membres en séance plénière.

Prise d'effet et titre

  1. (1) Le présent règlement prend effet le 8 novembre 2022.

(2) Son titre abrégé est « Règlement sur les règles de procédure du C.A. de la BPO ».

Daté le 8ième jour de novembre 2022.